Activités et encadrement
- Les activités sportives sont gérées par des commissions composées de cadres de l'activité (en général brevetés) et des membres de droit (président et /ou vice-président - secrétaire général - trésorier).
- Le C.D. nomme les responsables d'activités sur proposition des commissions.
- Le C.D. arrête chaque année, sur proposition des responsables d'activité, les listes de cadres par discipline (brevetés ou non), qui figureront au fichier national des cadres bénévoles.
- Seuls les cadres figurant sur ces listes peuvent organiser et encadrer une activité inscrite au calendrier officiel du Club.
- Tout encadrant est soumis aux règles de gestion des sorties.
- Ils sont conviés au week end annuel de formation mis en place par le Club.
- Ils sont destinataires des « nouveaux cahiers du Caf » diffusés par la Fédération.Fiche de sortie collective
- La fiche de sortie est obligatoire pour chaque sortie, (quelle qu'en soit la durée) et peut être légèrement différente selon les activités. Elle doit être renseignée complètement et visée par le Président, ou à défaut par le responsable de l'activité.
Raids et séjours
- Pour toute sortie comportant trois nuits ou plus à extérieur les participants doivent remplir et signer un bulletin d'inscription conforme aux spécifications de l '«agrément tourisme» (décret du 15.06.1994) dont bénéficie la Fédération des C.A.F. (document disponible au local auprès du trésorier ou du secrétaire général).
- Ces raids ou séjours doivent être autofinancés en totalité par les participants (y compris les frais de gestion). Sur demande de l'organisateur, le Club peut être amené à faire des avances de trésorerie pour régler des arrhes de réservation d'hébergement ou des achats de nourriture. Aucune dépense pour le groupe ne peut être faite sur un compte personnel que ce soit par l'organisateur ou par un participant.
Publications et communication
Calendrier officiel des activités
- Le responsable du calendrier est désigné par le C.D., il est garant de l'information diffusée et seul habilité à confirmer la véracité des informations diffusées.
- Le calendrier des activités du Club est celui diffusé dans « Face Nord » et sur le site Internet. Tout activité non inscrite ne fait pas partie des sorties officielles du Club et ne peut engager la responsabilité civile ou morale de l'Association.
- Le cas échéant une sortie organisée par une autre structure peut être inscrite au calendrier du Club, toutefois dans ce cas, le nom de l'organisateur et, le cas échéant, le montant des frais de participation seront clairement mentionnés.Face Nord
- C'est l'organe officiel du Club qui est diffusé à tous les adhérents titulaires (chef de famille).
- Chaque numéro fait l'objet d'un dépôt légal et administratif (préfecture, bibliothèque nationale, tribunal de grande instance).Affichage
- Chaque activité dispose d'un panneau d'affichage, dans le local du Club, pour y reporter son calendrier, les manifestations et formations.
- Les affichages personnels (par ex. les petites annonces de matériel) ne sont possibles qu'après l'accord exprès d'un membre du bureau.
Informatique
Adhésions
- L'inscription informatique des nouveaux adhérents ou le renouvellement de cotisation sont des opérations effectuées uniquement par des membres du C.D. dûment mandatés.
- Les adhésions temporaires dites « cartes découvertes » sont obligatoirement saisies par informatique ; de ce fait, elles ne peuvent être enregistrées que durant la permanence. ( décision du C.D. du 14.10.2003)Site Internet
- Sur ce site sont reproduites :
- Les informations générales du Club.
- Le calendrier des sorties et manifestations.
- Le compte rendu de certaines sorties réalisées sous forme de photos.
- Des pré-inscriptions sont également possibles ainsi que l'inscription aux NEWS et l'accès au forum.News / Newsletter du club
- C'est un moyen d'information rapide ou de rappel de sorties prévues au calendrier.
- Les rédacteurs chargés de la mise à jour des news sont désignés par le C.D.
- Chaque adhérent peut s’abonner pour recevoir les News par email, soit de façon hebdomadaire, soit à chaque parution d’une nouvelle News.
- L’abonnement aux News est également ouvert à tout internaute qui le souhaite.
- chaque abonné aux News peut à tout moment modifier gérer ou résilier son abonnement.Accès aux fichiers
- Le fichier informatisé de gestion des adhérents relève de la loi informatique et liberté et peut être contrôlé par la C.N.I.L.
- Sa diffusion partielle ou totale, ainsi que son usage, par des personnes non autorisées est interdite.
- Toute personne ayant accès à ce fichier devra au préalable figurer sur une liste tenue par le C.D., et s'engage à garder confidentiels les renseignements qu'il contient.
- Les responsables d'activités (ou leurs adjoints) peuvent avoir accès au fichier des adhérents pour consultation.
- L'accès au matériel informatique (que ce soit pour l'accès au web, au traitement de texte, à l'impression de cartes, aux logiciels installés, etc . ) n'est possible qu'après l'accord exprès d'un membre du bureau.
Règles d'ordre général
Budget et Dépenses
- Toutes les dépenses au bénéfice d'une activité sont engagées dans le cadre du budget défini par le C.D. et approuvé par l'Assemblée Générale. Les factures correspondantes doivent être établies à l'ordre du Club alpin français de Lille. Toute dépense supérieure à 150 Euros doit être soumise à l'accord préalable du Président.
Notes de frais
- Les personnes qui ont engagé pour le Club de menues dépenses et/ou ayant droit à des remboursements forfaitaires de déplacements, peuvent se faire rembourser ces frais auprès du Trésorier à l'aide de l'imprimé « Note de frais » disponible au Club, accompagné des justificatifs correspondants. Cette note de frais doit être signée par le demandeur, par le responsable de l'activité concernée et par le Président.
Mise à disposition du local du Club
- Une Charte de mise à disposition du local du Club a été entérinée par le C.D. le 25.04.2000 (document affiché au local).
- Toute personne utilisant le local du Club en dehors des permanences du jeudi soir et des réunions du bureau ou du C.D., et pour quelque raison que ce soit, doit se conformer à ce document dans sa totalité.
- La gestion du calendrier des réservations est assurée par le secrétaire général.Prêt de matériel
- Les règles et la convention type de prêt de matériel sont définies dans un document entériné par le C.D. le 09.09.1997 et affiché au local du Club.
- Ce document précise notamment les priorités aux activités encadrées, le type de matériel empruntable, les conditions d'utilisation et de prêt, les responsabilités de l'emprunteur, les modalités de versement de caution.
- Par dérogation, les emprunts pour des sorties collectives officielles sont exonérés de caution.
- La gestion du matériel est confiée à chaque commission utilisatrice, toutefois la gestion globale est confiée conjointement au secrétaire général et au vice président chargé des activités.
Bibliothèque - Cartothèque - Vidéothèque
- Le prêt de certains livres et de l'ensemble des cassettes VHS et des DVD est soumis au versement d'une caution.
- Le prêt des cartes topographiques est exclusivement réservé aux responsables des sorties collectives, pour leur permettre de préparer leur sortie.
- Les conditions générales de prêt de la bibliothèque, de la cartothèque, de la vidéothèque, ont été approuvées par le C.D. le 05.02.1999. ( document affiché au local du Club)
Participation du Club à des manifestations
- Aucune date de sortie collective ne doit figurer au calendrier dés lors que la participation de l'Association à un salon ou à une manifestation a été programmée ce jour là et avant la parution du calendrier.
- Une charte des manifestations a été entérinée par le C.D. le 12.03.2002 (document affiché au local du Club).
- Aucun engagement, au nom du Club, ne peut être pris sans accord du responsable de l'activité concernée et du bureau.